RPAって何?

RPAってよく聞くんですけど何のことですか?

RPAは「Robotic Process Automation」の略で。ソフトウェアでロボットを作り、人間が行っている様々な業務を自動化することで、人手不足や働き方改革を実現しようとするものなんだ。

ロボットってあの自動車組み立てたりするやつですか?

まあイメージはそんな感じだが、実際には自動車組み立てたりするものとは違う。そもそもソフトウェアだ。

いまいちイメージが湧かないですが?

ホワイトカラー業務とブルーカラー業務ってわかるかい?

それくらい分かるに決まってるじゃないですか?ホワイトカラーは事務仕事、ブルーカラーは現場仕事でしょ?

まあ、かなりざっくりとしているがそれほどずれてはいないからヨシとしよう。

そのホワイトカラーとRPAに何の関係が?

ホワイトカラーが会社で行っているような、例えば「事務処理」「管理業務」「財務・経理」等企業において直接お客様に相対するのではなく、お客様向けの業務を行う部署を支援する業務などをRPAというソフトウェアロボットで自動化しちゃえ!というわけだ。こういう管理業務は一般に「バックオフィス業務」という。

でもどうやって自動化するんですか?

例えば、Excelのマクロを思い浮かべて欲しい。マクロでは、あらかじめパターン化した作業をマクロ形式で保存しておくと、必要な時にいちいちコマンド入力したりマウスクリックしなくても自動的に処理してくれるだろ?RPAはその親玉みたいなもんだ。ちょっとざっくりしすぎてる感はあるが。

なるほど。であればわざわざRPAを導入しなくてもマクロ作れば良いですよね。

そこに出てくるのが「複数のアプリ」の存在だ。マクロは例えば「データを集計」したり「作業を記録」したりとデータの処理の流れをきちんと配置すれば特定のソフトウェアの中で自動化してくれる。しかし、Excel等のマイクロソフト社のOffice製品以外の複数のアプリが絡んでくると話は変わる。あるアプリの集計結果をこっちのアプリに入力し、さらに別のブラウザで検索した内容と合わせて記録する、といった連携は苦手だ。

RPAならそれができると?

そう、RPAはそうした複数のアプリを縦横無尽に活用できるので、自動化できる範囲が飛躍的に伸びる。

でも超難しそうですよね。

そのとおりだ。残念ながらRPAにチャレンジした多くの戦士達が討ち死にを遂げている。また、導入が難しいので非常に高額のコンサル料を支払ったり、導入後に変更が必要になって業者にさらに高額なアップデート料を要求される等トラブルも多い。

じゃああきらめてマクロにしましょう!

しかし、それを乗り越えるだけの価値はRPAにはある。最近よく聞くAI等の技術を使って自律的に動く様なRPAまで出つつあるのだ。

じゃあどうやってRPA製品を選んだら良いんですか?

まず、自動化したい作業は何かを具体的に考えるんだ。自分の周りの業務でどんな作業が自動化されたら役立つか。以外と大きな作業より「小さな」「簡単」だけど「頻度が高い」とか「やたらと時間がかかる」仕事ってないか?

あります。いつも勤務報告書を毎月人事に提出しますが、交通費の精算書や勤務時間の記載とか、つまらない内容なのにやたらと時間を使ってます!

実はそういう業務は意外と多い。わざわざアシスタントさんや部下に頼んでやってもらっている業務等に特に多い。大きな業務を自動化するべきか、小さな業務を自動化するべきか、会社の業務や自分の担務にもよると思うが、一度自分の一ヶ月の業務を棚卸ししてみると良い。

小さな業務と大きな業務で選ぶ製品も変わるんですか?

もちろんだ。大きな業務なら業者のエンジニアとみっちり運用やサポート等も相談しながら進めていく大型のRPAがよい。但し価格も「大型」だ。

小さな業務は?

小さな業務なら業者のエンジニアに頼まずに自分ですぐに導入できるものを選んだ方が良い。自分の業務を一番よく知っているのは「自分」だからな。今はマクロ感覚で利用できる優れもののRPAも出て来ている。おすすめだ。

じゃあボクも自動化しようっと!その前に就職しなきゃ!

順序が逆じゃないか!

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